İçindekiler

E-arşiv Fatura Nedir? E-fatura ile Farkı Nedir?

E-fatura mükellefi olmanın, belli bir brüt satış hacmine ulaşmış şirketler için zorunlu olduğunu biliyoruz. Bu e-fatura mükellefleri, ticaretini yaptıkları ürün veya hizmetler karşılığında fatura kesmek, bu faturalara istinaden vergi ödemek ve bu faturaları da belli bir süre saklamak durumundadır. Peki, elektronik ortamda kesilen faturaların saklanan nüshaları ne işe yarar? İşte, biz de bu yazıda e-arşiv fatura nedir, ne avantaj sağlar ve nasıl kesilir, sorularına yanıt arıyoruz. Siz de okumaya devam ederek e-arşiv faturalar hakkında detaylı fikir sahibi olabilirsiniz.

E-arşiv Fatura Nedir?

E-Arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere ve son kullanıcılara, elektronik ortamda oluşturulan ve saklanması zorunlu olan fatura türüdür. Yani e-fatura mükellefleri, satış yaptıkları her işlem için e-fatura düzenlerken Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) rapor etmek amacıyla aynı işlemlere ilişkin e-arşiv faturası da kesmekle yükümlüdür. Bu faturalar, düzenlenme tarihini takip eden ayın ilk 15 günü içinde Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilmelidir. Aşağıda e-arşiv ve e-fatura farkını görebilirsiniz.

E-arşiv ve E-fatura Arasındaki Fark Nedir?

E-arşiv faturalar mali mühür ve zaman damgası ile saklanırken e-faturalarda sadece mali mühür bulunur.
E-faturalar özel bir format ile oluşturulurken e-arşiv faturalarda istenilen format kullanılabilir.
E-faturalar GİB üzerinden iletildiği için faturanın iptali sadece alıcının reddi veya iadesi ile mümkün olabilir. E-arşiv faturalar ise mail veya diğer iletişim araçlarıyla gönderilebildiği için GİB'e ancak bir sonraki gün raporlanır.
E-faturaların gönderim merkezi Gelir İdaresi Başkanlığı bünyesinde bulunur ve başka bir raporlama aracına ihtiyaç duyulmaz. Diğer taraftan e-arşiv faturaların günlük olarak GİB'e raporlanması gerekir ve bu hizmet de birlikte çalışılan çözüm ortağı tarafından gerçekleştirilir.
İster zorunlu ister gönüllü olsun gerekli mercilere başvurarak her şirket e-fatura mükellefi olabilir. Fakat e-arşiv fatura kullanabilmek için öncelikle e-faturaya geçmek gerekir.
E-fatura elektronik ortamda hazırlanıp gönderildiği için bu faturaların fiziksel bir çıktısı olmaz. E-arşiv faturalar ise e-fatura kullanıcısı olmayanlara gönderildiği için gerek elektronik gerekse fiziksel olarak iletilebilir.
E-faturalar, şirketlere elektronik ortamda fatura kesme ve gönderme imkanı sunarken e-arşiv sistemi, e-fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara gönderilen faturaları ifade eder. Yani aslında iki fatura türü arasındaki temel fark alıcının e-fatura mükellefi olup olmamasıdır.

T-Soft ile E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

Eğer siz de e-fatura mükellefi olmayan kullanıcılara fatura kesmek durumundaysanız ve nasıl ilerleyeceğinizi bilmiyorsanız T-Soft'un kullanıcı dostu arayüzü sayesinde e-arşiv faturanızı sadece birkaç adımda hızla kesip gönderebilirsiniz. Nasıl mı? Takip etmeniz gereken adımlar aşağıda:

İlk adım T-Soft satış temsilcinizle iletişime geçerek yönetim paneli üzerinden e-fatura oluşturmak istediğinizi bildirmek.
Panel üzerinden Ayarlar > Genel Ayarlar > E-fatura Ayarları sayfasına gelmekse ikinci adım.
E-fatura ayarlarına geldiğinizde sizden istenen bilgileri eksiksiz doldurmanız gerekiyor. Eksik ve hatalı bilgiler tespit edildiğinde sistem hata verecek ve e-fatura ve e-arşiv fatura oluşturmanıza izin vermeyecektir.
Fatura oluşturacağınız tüm siparişler için kargo şirketlerine ait vergi dairesi ve numarası bilgilerini de girmelisiniz.
Bu adımlar sonrasında Fatura > E-fatura Oluştur/E-arşiv Oluştur seçeneğine tıklayın.
Siparişleri ister teker teker ister toplu şekilde seçerek faturanızı oluşturmakta özgürsünüz.
Fatura oluşturacağınız alıcı e-fatura mükellefi ise "E-fatura Oluştur", değilse "E-arşiv Oluştur" seçeneğine tıklayabilirsiniz.
Faturanızı oluşturduğunuzda bu fatura, siparişte belirtilen e-posta adresine mail olarak iletilecektir.
Tüm bunlara ek olarak bu panel üzerinden isterseniz kağıt çıktı da almanız mümkün.
Geriye dönüp bakmak istediğinizde ise siparişe ait e-fatura detaylarını "Sipariş Düzenleme Penceresi" sekmesinden görüntüleyebilirsiniz.

Bu süreçte aklınıza takılan tüm ayrıntılar içinse destek sayfamıza göz atabilir veya bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

E-arşiv fatura kaç gün geriye dönük kesilir?

E-arşiv fatura, yasal olarak sadece tarafların sisteme kayıtlı olduğu tarihten itibaren düzenlenebilir. Eğer e-arşiv fatura geriye dönük olarak düzenlenmişse bu belgelerin sisteme yüklenebilmesi mümkündür; ancak yasal olarak geçerli olmadığını belirtmek gerekir. Vergi Usul Kanunu'na göre, ürün teslimatı gerçekleştiği satış işlemlerinde, ürünün teslimat tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde e-arşiv Fatura düzenlenebilir.

E-arşiv fatura kaç gün içinde iptal edilir?

E-arşiv Faturanın iptal işlemi, alıcıya iletildiği tarihten itibaren en geç 8 gündür.

E-arşiv fatura no nerede yazar?

E-arşiv faturalarda fatura numarası, genellikle sipariş kodu, fatura tipi, satış kanalı, düzenlenme tarihi, müşteri numarası gibi bilgilerle birlikte belgenin sağ üst köşesinde bulunur.